文秘基礎之通用公文格式與例文
文秘的主要工作之一是寫作，本文為大家提供寫作基礎指導，歡迎大家閱讀借鑒。
(一)含義、功用和性質(zhì)
“公告”是“適用于向國內(nèi)外宣布重大事項或者法定事項”的公文文體。
“通告”，是“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”的公文文體。
本類兩種，被稱為發(fā)布性公文或知照性文告，中心是曉喻告語，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規(guī)定、要求發(fā)布出去，或者說是告知、關照到有關方面。由于告白的對象范圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。
(二)二者之分工
“公告”，發(fā)文機關級別更高(多為省、部以上機關)，宣布的事件更重大;或告知的范圍更廣，有時包含國外;發(fā)布的方式一般不張貼，而足通過通訊社、電臺、報刊。
“通告”，使用機關范圍最大，各種機關單位都可發(fā)布;內(nèi)容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，而事項則更一般化;發(fā)布方式多種式樣，可張貼，也可在報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可省略日期，因報紙有日期。
(三)格式和寫法
1.標題。一般由三部分組成：“公告”標發(fā)文機關和文種，有時只標文種即可：標題如無發(fā)文機關名稱則在結(jié)尾必須落款?！巴ǜ妗睒祟}一般要標出單位或事由。
2.正文。包括開頭的原由，講原因目的;主體的事項，即告白的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是結(jié)尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡捷地提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如“特此公告”等。
3.文尾。包括署名和日期。以機關名義發(fā)布，標題如已有機關名，就不必署了。
由于告語面廣，撰寫時要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不口羅嗦，語言通俗不鄙俚，文風嚴肅不做作。做到易讀易懂易知。
(四)例文簡析
例文1：
中華人民共和國全國人民代表大會公告
第三號
第七屆全國人民代表大會第一次會議于1988年4月3日選舉
現(xiàn)予公告。
中華人民共和國第七屆全國人民
代表大會第一次會議主席團
1988年4月8日于北京
簡析：
例文l這則公告，只用一句話向全世界宣告，中華人民共和國全國人民代表大會這一最高權力機關于何時選出何人為共和國中央軍委主席?！艾F(xiàn)予公告”，以示鄭重。
例文2：
中華人民共和國國務院、中華人民共和國中央軍事委員會公告
(1996年1月28日)
根據(jù)中華人民共和國憲法賦予中國人民解放軍的使命和《中華人民共和國香港特別行政區(qū)基本法》關于中央人民政府負責管理香港特別行政區(qū)防務的規(guī)定，為維護國家的主權、統(tǒng)一和領土完整，保持香港特別行政區(qū)的繁榮和穩(wěn)定，中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)的部隊，經(jīng)過精心準備，現(xiàn)已組建完成。駐香港部隊由中國人民解放軍陸軍、海軍和空軍部隊組成，隸屬中華人民共和國中央軍事委員會領導。這支部隊將于1997年7月1日零時正式進駐香港。中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)負責防務的軍隊不干預香港特別行政區(qū)的地方事務。香港特別行政區(qū)政府在必要時，可向中央人民政府請求駐軍協(xié)助維持社會治安和救助災害。駐軍人員除須遵守全國性的法律外，還須遵守香港特別行政區(qū)的法律。駐軍費用由中央人民政府負擔。
簡析：
這是事項較為復雜的一則公告，標題標出國務院、中央軍委，以示重要和份量。正文只一段，告白駐香港部隊諸問題。共七句，一句一個完整意思。第一句根據(jù)憲法和香港基本法(依據(jù))，為了什么(說明)“中華人民共和國中央人民政府派駐香港特別行政區(qū)的部隊”(使用全稱)已組建完成(決策何事)，是一導語性開頭。下面六句分別告白具體決策：組成與領導，何時進駐，負責防務不干預地方事務的原則，必要時香港特別行政區(qū)政府可向中央人民政府請求駐軍維持治安和救災，駐軍要遵守全國性法律外還須遵守特別行政區(qū)法律，軍費由中央政府開支。清楚周備，堂堂正正，表現(xiàn)出中央政府的闊大氣度和磊落政策，蘊含了駐軍將深得人心的風度。
例文3：
中華人民共和國財政部公告
(第5號)
根據(jù)《中華人民共和國國庫券條例》，現(xiàn)就發(fā)行1995年第二期憑證式國庫券公告如下：
一、1995年第二期憑證式國庫券(以下簡稱“本期國庫券”)計劃發(fā)行60億元，期限3年，從11月21日開始發(fā)行，12月16日結(jié)束。
二、本期國庫券從購買之日起開始計息，到期一次還本付患，不計復利。持滿3年的，年利率為百分之十四，并實行保值貼補。
三、本期國庫券可以記名、可以掛失，不上市流通;發(fā)行期結(jié)束后，持券人可隨時到原購買網(wǎng)點提前兌取，利率分檔設定。
四、本期國庫券由中國工商銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、中國銀行、中國人民建設銀行、交通銀行和各地國債服務部承購后，面向社會銷售。居民個人和其它投資者可到上述機構辦理購買事宜。
特此公告。
中華人民共和國財政部
1995年11月17日
(《北京日報》1995年11月18日)
例文4：
公告
根據(jù)《國務院關于組建城市合作銀行的通知》和經(jīng)中國人民銀行總行批準的《__市城市合作銀行組建方案》的要求，為了做好城市信用社股東向__市城市合作銀行入股的工作，現(xiàn)將有關事項公告如下：
凡__市各城市信用社的股東(合法人和自然人)自公告之日起十五日內(nèi)，持股金證明和身份證(或戶口簿)前往原入股的城市信用社，辦理向__市城市合作銀行入股或退股手續(xù)。逾期不辦理的，視為放棄入股的權利，其股金以活期存款形式存放在城市合作銀行。
__市城市合作銀行籌備領導小組辦公室
地址：__市__區(qū)右安門內(nèi)大街65號113房間
電話：3520014—2113
(《北京日報》1995年12月1日)
簡析：
例文3是財政部發(fā)行國庫券的公告，公開于全社會發(fā)行，用公告。正文開頭一句說明依據(jù)何條例發(fā)行第幾期憑證式國庫券。主體用序碼列四條說明數(shù)量、期限、發(fā)行日期，利息，記名掛失等性質(zhì)、何處銷售等。最后特此公告作結(jié)論，然后是落款。
例文4是告白面廣而發(fā)的公告，標題只用公告二字。開頭一段一句講根據(jù)何文件要求(依據(jù))、為了做好轉(zhuǎn)股工作(說明)將有關事項公告如下：第二段即為決策事項，在何時如何將信用社股金轉(zhuǎn)入信用銀行，逾期將如何處理。下款后寫明地址、電話，便于查詢。
例文5：
北京鐵路分局通告
目前，北京地區(qū)各站運能運量矛盾日趨突出，貨場能力飽和。一些物資單位的貨物到達后長期不領取，“以場代庫”，造成貨場堵塞，嚴重影響首都建設和人民生活物資的正常運輸。為保證貨場暢通、保證首都工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基本建設和人民生活物資進得來、出得去，經(jīng)上級批準，自元月十五日起，對到達__市范圍內(nèi)貨場的貨物到達卸后，自鐵路發(fā)出催領通知(包括黑板揭示)之次日起，免費保管兩天。對逾期未搬出者以累計遞增方法核收暫存費。
特此通告
(發(fā)布于一九八五年一月十二日《北京日報》)
簡析：
例文5標題上只是何單位的“通告”，因一體周知，不寫上款。全文四句話三部分，三要素俱全。第一二句概括出“行文”緣由，第三句經(jīng)說明而提出措施，是主要內(nèi)容，第四句是對不遵守者的處理辦法。然后以“特此通告”結(jié)尾。寫得簡明清楚。因標題上寫了單位所以無下款，因登在報上所以無日期，因為范圍在北京地區(qū)或到北京站卸貨單位，所以登在《北京日報》上。
例文6：
中華人民共和國公安部、郵電部關于保護通信光纜線路的通告
通信光纜是當今世界通信容量大、傳輸距離長、抗干擾性能強的現(xiàn)代化通信傳輸設施，目前已成為我國通信網(wǎng)的重要組成部分。光纜是由玻璃纖維構成，不含任何金屬成分，極易受到損壞，一旦損壞，阻斷通信，其危害后果非常嚴重。為確保通信光纜安全，根據(jù)國家有關法律和規(guī)定，特通告如下：
一、任何單位和個人不得損壞通信光纜，不得有危害通信光纜安全的行為;凡損壞通信光纜設施、阻斷通信的，應當承擔修復光纜設施的費用，賠償阻斷通信所造成的經(jīng)濟損失。對于危害后果嚴重構成犯罪的j依法追究刑事責任。
二、故意破壞和盜竊通信光纜或利用技術手段危害通信安全的，都是違法犯罪行為，情節(jié)輕微違反治安管理規(guī)定的，依照《中華人民共和國治安管理處罰條例》予以處罰;造成嚴重后果的，依法追究刑事責任。
三、凡有盜竊、破壞通信光纜行為的，必須立即向公安機關投案自首，爭取從寬處理。自通告發(fā)布之日起15日內(nèi)，凡主動投案自首的，可依法從輕、減輕或免予處罰;拒不自首或繼續(xù)進行違法犯罪的，依法從重處罰。
四、保護通信光纜是全社會每一個公民的責任和義務。任何單位和個人，對于因施工等各種外力損壞通信光纜的行為，應當主動勸阻和制止;發(fā)現(xiàn)盜竊、破壞光纜的違法犯罪分子，應當主動向當?shù)毓矙C關或郵電部門舉報。
五、對于保護通信光纜設施，阻止損壞事故，舉報犯罪分子，協(xié)助破案的單位和個人，給予表彰和獎勵;對于包庇、窩藏犯罪分子，打擊、報復舉報人的，由有關機關依法追究其法律責任。
本通告自發(fā)布之日起施行。
：1996年1月5日
簡析：
這份通告是公安部、郵電部聯(lián)合發(fā)出的，標題特將內(nèi)容標出。正文開頭說明為何要保護通信光纜線路，主體五條具體講保護的內(nèi)容措施。以從發(fā)布日施行為結(jié)語。下款寫明發(fā)布日期。
例文7：
__市新聞出版局通告
1993年第1號
《__市國內(nèi)新聞單位駐京記者站管理規(guī)定》，已于1993年12月17日經(jīng)市人民政府批準(京政發(fā)[1993]73號)，現(xiàn)予發(fā)布施行。
__市新聞出版局
1993年12月30日
(《北京日報》
1994年2月24日四版)
簡析：
這是一份發(fā)布通告，發(fā)文單位北京新聞出版局，將擬定的《__市國內(nèi)新聞單位駐京記者站管理規(guī)定》發(fā)布施行于全社會而作廣泛通告。內(nèi)容只一句，說此規(guī)定已于某年月日經(jīng)市政府批準，現(xiàn)予發(fā)布施行。《規(guī)定》附于其后，便有了法定功能。
例文8：
__市房地產(chǎn)管理局通告
為有效地對本市住宅電梯的運行服務進行監(jiān)督管理，提高服務質(zhì)量，保證居民正常、安全乘梯，根據(jù)__市人民政府辦公廳《關于加強居民高層住宅樓電梯管理，改善運行服務的通知》精神及__市市政管理委員會關于《__市住宅電梯使用管理規(guī)定》的要求?，F(xiàn)決定對本市行政區(qū)域內(nèi)的住宅電梯進行注冊登記。現(xiàn)將有關事項通告如下：
一、登記范圍
各自管房單位、各房屋管理公司(物業(yè)管理公司)管理的住宅電梯。
二、登記地點
各管理單位到住宅電梯所在地的區(qū)(縣)房地局登記。
三、登記程序
(一)各房屋管理公司，在辦理電梯注冊登記時應持市房地局的住宅電梯管理情況表及市勞動局的電梯建檔卡片。
(二)各自管房單位在辦理電梯登記手續(xù)時，應持房屋產(chǎn)權證及市勞動局的電梯建檔卡片。
(三)未統(tǒng)一建檔的住宅電梯，其管理單位應按市勞動局(1994.)第5號通知精神，先到市或區(qū)勞動局辦理電梯登記建檔手續(xù)。然后再到電梯所在房地局辦理電梯注冊登記手續(xù)。
(四)注冊登記證均由住宅電梯所在地的區(qū)(縣)房地局頒發(fā)。
四、登記時間
自即日起至1995年10月30日止。
(《北京日報》1995.9.14四版)
簡析：
本通告開頭就說明為何目的、據(jù)何文件決定對本市住宅電梯登記(說明、依據(jù)、決策)，具體事項分四條通告于下：登記范圍、登記地點、登記程序、登記時間。一目了然。
文秘基礎之通用公文格式與例文
上一篇：秘書出差實務案例分析
下一篇：學生會秘書部活動策劃
