如何做個合格的秘書
做秘書難，做女秘書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女秘書呢?
一、一個合格秘書的個人素質(zhì)至少要具備三個條件：
1、語言表達能力。
熟練本國語言的口頭表達與書面表達能力。這其中包含一個速記能力。沒有對本國語言的熟練運用，速記是做不好的。當然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力?？傊鞣N會議要完整記錄，領(lǐng)導(dǎo)口述工作也需要準確記錄。
有一定的外國語基礎(chǔ)。因為全球經(jīng)濟一體化之后，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。
2、人際關(guān)系處理能力
總經(jīng)理由于日理萬機的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或跟進的事務(wù)工作，都會交給秘書辦理。傳達指令或了解工作進度，會成為秘書的主要工作。如果你沒有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對待溝通對象，多半會吃虧。你溝通的對象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就會寸步難行。
當然，總經(jīng)理秘書由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時會受到人們的尊敬，如果你把人們對這個職務(wù)的尊重當作對你個人的肯定，久而久之，你會上當受騙。人們對你敬而遠之，你不能獲得準確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時機也就不遠了。
人際關(guān)系處理能力往簡單里說，就是通過尊重溝通對象獲得你想要的信息或資源。
總經(jīng)理秘書帽子大、實權(quán)小，放低身段，虛心學(xué)習(xí)，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會四面樹敵。
3、較強的心理承受能力
當你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或利益損失時，比如處罰決定、額外任務(wù)等等，對方會把對這個決定的不滿發(fā)泄到你頭上。如果你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他說完。你只需要再補充一句：“我傳達的內(nèi)容您都聽明白了。有什么不滿，我想您親自和總經(jīng)理談?wù)?，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見?！?/p>
有時候，你也可能要承受來自總經(jīng)理的誤解和斥責(zé)。不要當面頂撞，雨過自然天晴。等總經(jīng)理心平氣和了，你再解釋，誤會一定會冰消瓦解。
因此，沒有一定的心理承受能力，秘書這碗飯你最好別端。
二、一個合格秘書的職業(yè)準備也要做到三條：
1、對你所在行業(yè)有一個基本的了解。
畢業(yè)于什么院校、學(xué)過什么專業(yè)都不重要。對本行業(yè)的了解是你做好秘書工作的首要條件。了解這個行業(yè)，了解這個行業(yè)的專用俗語，了解這個行業(yè)的基本規(guī)則，是你做好工作的基礎(chǔ)。否則，與人交流，你會感到困難重重。
2、對本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面了解。
換個說法，就是了解本企業(yè)的企業(yè)文化。了解本企業(yè)的價值觀、行事方式、人文典故、發(fā)展演變進程，有助于在新制度、新政策出臺時，你能準確判斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言獻策時，掌握同類事情的處理尺度。
3、對本企業(yè)運行流程的全面掌握。
對本企業(yè)運行流程的全面掌握包含對生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程的一般了解。沒有對本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的了解，你會說外行話，或者討論生產(chǎn)管理時，你做不了記錄。對企業(yè)運行流程的全面把握，是你跟蹤企業(yè)例會記錄或落實總經(jīng)理交辦事項的路線圖。不了解企業(yè)的運行流程，開展工作就無從下手。
如何了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運行流程?我認為沒有捷徑可走，只有到各個工序?qū)嵙?xí)，到各個部門請教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠不能做到全面掌握的。
一個新職員剛到企業(yè)要實習(xí)，一個秘書新上任，也要實習(xí)。
三、一個合格秘書還應(yīng)該具備例外事務(wù)的應(yīng)對處理能力：
任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會碰到?jīng)]有文字規(guī)定的例外事務(wù)。特別是在后危機時代，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了顯著變化，行業(yè)競爭加劇，企業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時爆發(fā)的可能。大凡有制度、流程規(guī)范的事務(wù)，企業(yè)各單位部門都會自己處理、自己過濾或消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問題、新矛盾才會上報給總經(jīng)理，而更多時候都會都會通過秘書轉(zhuǎn)達。
當秘書接到新情況、新問題的報告，有時甚至是突發(fā)事件的報告時，你的敏銳判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細節(jié)。當總經(jīng)理不在時，你還得在短時間內(nèi)自己作出判定：這件事應(yīng)該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、或報告哪個部門(主要指政府部門)。特別是你單獨應(yīng)對突發(fā)事件時，對你個人的判斷能力、心理承受能力、應(yīng)變能力將是一次嚴重考驗。過得了這一關(guān)，你就前途無量;過不了這一關(guān)，你就趕緊轉(zhuǎn)行。
能做好總經(jīng)理秘書，再歷練幾年，等你人生經(jīng)歷豐富、行業(yè)經(jīng)歷豐富時，你也一樣可以成為一個合格的總經(jīng)理。
萬丈高樓平地起，如果想在職業(yè)經(jīng)理人道路上發(fā)展，做好秘書工作是第一步，并且是很重要的一步。有句老話說“多年的媳婦熬成婆”，秘書有時可能就是受氣包，經(jīng)受住考驗，你也能走得更高。中國現(xiàn)代史上再大的領(lǐng)導(dǎo)都是從秘書開始的。祝各位年輕的秘書們既安于現(xiàn)狀，又不甘于現(xiàn)狀。
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