如何進行有效的下行溝通
如何進行有效的下行溝通
下行溝通是指按行政組織層級節(jié)制體系自上而下的信息傳遞。它的主要內(nèi)容包括：對下級明確行政目標;下面學習啦小編整理了下行溝通的技巧，供你閱讀參考。
下行溝通的技巧：溝通的方式
1、口頭溝通
口頭溝通是以口語形式出現(xiàn)的最快的溝通形式。在直接接觸的情形中，口頭溝通是最理想的傳遞信息方式，它有助于提高人們的參與感，但有時容易夾雜著個人的情感因素。
2、書面溝通
書面溝通是以文字形式出現(xiàn)，有助于確定職責，是組織記錄和儲存的一部分。書面溝通不象口頭溝通那樣快。這種溝通主要存在于眾多的成員分布于廣闊地域而難以進行口頭溝通的情況。
3、其他溝通
其他溝通指非語言、非文字的溝通形式，包括動作、表情等，還包括借助工具溝通。諸如此類的溝通方式也和口頭、書面溝通一樣，在傳遞信息的過程中起積極的作用。它們有時作為單獨的溝通方式存在，有時附屬于口頭或書面溝通。
下行溝通的技巧：溝通的原則
1、要平等溝通
調(diào)查證實：實際上，一個團體內(nèi)部80%的抱怨是針對小事的抱怨或者是不合理的抱怨，它來自員工、下屬的習慣或敏感。對于這種抱怨，可以通過與抱怨者平等溝通來解決。管理者首先要認真聽取抱怨者的抱怨和意見，其次對抱怨者提出的問題做認真、耐心的解答，并且對員工不合理的抱怨進行友善地批評。這樣做就基本可以解決問題。
另外20%的抱怨是需要做出處理的，它往往是因為公司的管理或某些員工的工作出現(xiàn)了問題。對抱怨者首先還是要平等地進行溝通，先使其平靜下來，阻止抱怨情緒的擴散，然后再予以安撫或者其他處理。
2、要準確簡明
日?？陬^溝通盡量減少冗長的語句;
減少專業(yè)術語;
數(shù)據(jù)準確;
表達程度的詞語選擇要謹慎，比如盡量少用“在一定程度上”、“基本上”、“大概”、“也許”等;
盡量少用修飾語，引經(jīng)據(jù)典要準確、恰當;語句的表達最合理的方式就是采用4W(when、where、who、what )+2H(how、how much)，言簡意賅。輕松表達，容易理解。
3、要及時溝通
好的及時溝通可以使問題在初始階段得到解決，從而可以防止事態(tài)惡化。一者，將負面影響控制在最低限度，這樣處理問題也會容易得多;二者，杜絕問題累計，常年累月的堆積問題，只會使問題更加復雜，牽涉更多的人財物，加大了經(jīng)濟成本，也造成了不必要的人事負面影響?？傊?，有助于提高解決問題的效率，提高行政效率。
時間就是效率。及時原則的內(nèi)容包括：
(1)傳送及時。行政溝通主體在傳遞過程中，要盡量減少不必要的信息滯留時間，要選擇最簡捷的溝通渠道，減少不必要的溝通層次，使信息迅速傳抵對方。信息傳遞得及時是及時溝通的最重要一環(huán)。
(2)反饋及時。接收者在收到信息后，應及時將反饋信息傳達到傳送者手中。及時的反饋，可以使發(fā)送者心中有數(shù)，并有利于修正傳達者即將要傳遞出來的信息，同時，也縮短了行政溝通的周期，提高了行政溝通的效率。
(3)利用及時。信息是有時效性的。行政溝通最終是為了實現(xiàn)一定的目的，即希望溝通對方能理解所發(fā)生的信息，并作出相應的反應。這種反應就是對溝通信息的利用。
4、要注意效果
我們做任何事情都需要反省。注意查看溝通是否有效，是對溝通的反省?？偨Y經(jīng)驗，吸取教訓，不斷豐富和完善自我的溝通、交際能力。
比方說技巧問題。哪些時候、什么時候適合打電話呢，還是找秘書傳話，或者是發(fā)傳真甚至發(fā)短信，都是有講究的。一看領導的風格(性格特征)，二看事情的嚴重程度。至于具體的操作，等一下再講。
5、講求權責與法律效力
常用的溝通方式并不能解決全部的問題，依法行政才是最終辦法。無論是職能部門的工作效率，還是部門形象，甚至領導的威信，依法行政都是最可靠的保障。
行政部門內(nèi)部之間的溝通協(xié)調(diào)，可是試行發(fā)法制化，就是建立一套法規(guī)、條例，實現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)的法制保障。
行政溝通該貫穿于適用于科室之間、分管領導之間、上下級之間。
溝通協(xié)調(diào)要堅持既有分工，又有合作;既要各司其職，又要統(tǒng)籌兼顧，重大事項集體研究決定的原則。各自為政和欺上瞞下，將會使部門效率低下。
A、日常性的業(yè)務工作，屬于自身職責范圍內(nèi)的事務，各司其職，各負其責，按職責認真辦理。需要與相關科室共同完成的工作，在局統(tǒng)一安排部署下，通過溝通協(xié)調(diào)配合完成。
B、臨時性的業(yè)務工作，由局主要領導確定一個或幾個科室共同負責，發(fā)現(xiàn)需請示酌定或研究解決的情況時，科室負責人要及時向主管領導匯報，主管領導要負責溝通協(xié)調(diào)，做出必要的處理和決定。
C、涉及多個科室的業(yè)務工作，由局主要領導指定一個科室主辦，相關科室協(xié)辦。主辦科室分管領導負責組織協(xié)調(diào)督辦，主辦科室牽頭實施，并負責對工作任務完成情況的匯總上報。協(xié)辦科室要積極配合，并按時向主辦科室報送工作進展情況。
D、涉及多部門業(yè)務，承辦部門在遇有緊急情況或重大問題需做出處理決定的，要立即與相關科室商榷或事后通報，但不能延誤。
E、各部門在執(zhí)行公務中，遇到理解不一致和執(zhí)行不統(tǒng)一的問題時，科室間應及時主動溝通協(xié)調(diào)。同時，上報各自主管領導，如不能達成一致意見的，由主管領導之間進行溝通協(xié)調(diào)解決，仍達不成一致意見的，由局主要領導或局長辦公會議討論確定。在爭議未溝通協(xié)調(diào)解決之前，除涉及安全生產(chǎn)條件或事故隱患的處理事件外，應暫緩執(zhí)行，避免產(chǎn)生不良后果。
F、請示事項應遵循“逐級請示”的原則，各科室向分管領導請示，分管領導向局長請示，沒有特殊情況，不能越級請示或多頭請示。一般書面請示需書面回復;口頭請示口頭回復，重要事項，要有書面記錄。
H、各部門對所承擔的工作，要在規(guī)定的期限內(nèi)完成，未完成的由主管科室或主管領導向主要領導或局長辦公會說明情況。
比方說，局辦公室對各部門工作落實情況進行定期檢查督導，對工作不積極、不主動、不落實的科定或個人，由局黨組、局長辦公會或局主要領導視情節(jié)輕重，給予口頭批評、文件通報或行政紀律處分。
在我們國家，性質(zhì)組織原則遵照下級服從上級，地方服從中央調(diào)度;雖然是民主決策但是行政首長負責。行政部門內(nèi)部重要事宜或局長辦公室主抓的事宜，要逐級匯報，及時匯報，讓領導及時了解情況。
綜上所述，行政溝通中所傳遞、交流的行政信息必須具有及時性、準確性和適度性，即信息要準、辦事要穩(wěn)、情況要實、依法行政，只有這樣的溝通才是有效溝通。
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