地鐵，即「地下鐵路」的簡稱，指在地下運行的城市軌道交通系統(tǒng)，下面是學習啦小編整理了地鐵檔案管理論文，有興趣的親可以來閱讀一下!

　　地鐵檔案管理論文篇一

　　淺議地鐵工程合同檔案管理

　　摘 要：為加強合同檔案管理，提高合同檔案質量，保證合同的憑證作用，充分發(fā)揮合同的信息資源價值，本文結合地鐵工程合同的特點，分析了合同管理工作中出現(xiàn)的問題，提出了合同管理制度建設、推行部門立卷制、加快信息化建設、強化合同編研等合同管理思路。

　　關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研

　　【分類號】U231.3;G271

　　0 引言

　　地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

　　1 地鐵工程合同特點及類別

　　地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程代理、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等;

　　2合同檔案管理現(xiàn)狀

　　2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

　　2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同;實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、代理合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同;辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同;

　　2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

　　2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

　　2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

　　2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。

　　3合同檔案管理思路

　　3.1建立合同檔案網(wǎng)絡管理體系，推行部門立卷制。

　　由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

　　3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

　　合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

　　3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

　　在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。

　　4.4加快合同檔案信息化建設

　　公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

　　3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。

　　通過對合同信息進行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺發(fā)布合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

　　4 結語

　　隨著地鐵建設的推進，合同檔案也隨之批量在產(chǎn)生，只有積極思索并運用更加科學、合理的檔案管理方法才能在保管好合同檔案的同時，充分發(fā)揮合同檔案的信息資源的作用。為企業(yè)提供及時、有效的服務。

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