商務(wù)文秘是具有社交接待、公關(guān)策劃、談判促銷和公文寫(xiě)作、公文處理及檔案管理能力，既懂商務(wù)知識(shí)又具備文案策劃能力的復(fù)合型文秘人才。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于商務(wù)文秘論文的范文，歡迎大家閱讀參考!

　　商務(wù)文秘論文篇1

　　論商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)

　　摘 要

　　商務(wù)秘書(shū)是指在工商企業(yè)中從事秘書(shū)工作的專業(yè)秘書(shū)。由于企業(yè)是以利潤(rùn)最大化為目標(biāo)的，性質(zhì)上與國(guó)家機(jī)關(guān)單位、行政、黨團(tuán)不同。商務(wù)秘書(shū)面臨的環(huán)境有其自身特點(diǎn)，因此對(duì)商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求也有自身的特點(diǎn)，與其他行業(yè)秘書(shū)比較，商務(wù)秘書(shū)處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、盈利性、易變性和時(shí)代性等特點(diǎn)，這對(duì)其能力素質(zhì)提出了更高的要求。特別是在科學(xué)技術(shù)日新月異的21世紀(jì)，社會(huì)發(fā)展把現(xiàn)代企業(yè)推到代表社會(huì)文明進(jìn)步的重要位置，也對(duì)現(xiàn)代企業(yè)商務(wù)秘書(shū)人員的素質(zhì)提出更高的要求。21世紀(jì)是以知識(shí)與信息為發(fā)展動(dòng)力的時(shí)代，即知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。需要的是適用型、技能型、復(fù)合型的高素質(zhì)的綜合性人才。這就要求商務(wù)秘書(shū)應(yīng)是一個(gè)“全才”。本文主要論述了商務(wù)秘書(shū)具備的素質(zhì)，即：思想道德素質(zhì)、知識(shí)能力素質(zhì)、商務(wù)禮儀素質(zhì)、身體和心理素質(zhì)等。

　　關(guān)鍵詞：

　　商務(wù)秘書(shū) 素質(zhì)

　　前 言

　　商務(wù)秘書(shū)是社會(huì)企業(yè)工作中不可或缺的一個(gè)特殊職位，商務(wù)秘書(shū)人員自身素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率。21世紀(jì)競(jìng)爭(zhēng)的最大資本是人才，人才的支點(diǎn)在于素質(zhì)。人才資源作為特殊的資源，在企業(yè)生存和發(fā)展中占有十分重要的地位，企業(yè)的優(yōu)勢(shì)最根本的也就是體現(xiàn)在擁有大量高素質(zhì)的人才上。因此對(duì)企業(yè)商務(wù)秘書(shū)人才提出了更高的要求，企業(yè)商務(wù)秘書(shū)人才具備怎樣的素質(zhì)才能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要呢?具備怎樣素質(zhì)的秘書(shū)才能在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中游刃有余呢?我認(rèn)為，21世紀(jì)的企業(yè)商務(wù)秘書(shū)人員的基本素質(zhì)應(yīng)具備思想道德素質(zhì)、知識(shí)能力素質(zhì)、商務(wù)禮儀素質(zhì)、身體和心理素質(zhì)等方面的素質(zhì)。

　　一、商務(wù)秘書(shū)具備良好素質(zhì)的重要性

　　(一)對(duì)個(gè)人的重要性

　　作為一名商務(wù)秘書(shū)，良好的素質(zhì)在自己的工作中有著很大的作用，可以在交往中獲得對(duì)方的好感和贊賞，可以使上司信任，并委以重任，在工作中全面發(fā)揮自己的各方面的能力，從而實(shí)現(xiàn)自身的人生價(jià)值。我們知道杜拉拉的成功并不是偶然的，是必然的。她具備良好的素質(zhì)，因此可以在各項(xiàng)工作中游刃有余，解決面對(duì)的一切問(wèn)題，從而在工作崗位上一步一步的使自己得到提升。

　　(二)對(duì)企業(yè)的重要性

　　商務(wù)秘書(shū)作為企業(yè)中的一員，其素質(zhì)的高低直接反映著企業(yè)的實(shí)力和經(jīng)營(yíng)理念。目前，世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)正在發(fā)生重大變化，多元化經(jīng)濟(jì)格局和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)要求企業(yè)調(diào)動(dòng)一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業(yè)的知名度。訓(xùn)練有素秘書(shū)隊(duì)伍，形成強(qiáng)大的凝聚力。商務(wù)秘書(shū)人員代表著企業(yè)和個(gè)人的雙重形象，良好的素質(zhì)反映著企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。商務(wù)秘書(shū)人員維護(hù)個(gè)人形象也就是維護(hù)企業(yè)形象，社會(huì)公眾正是通過(guò)感受商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)而對(duì)企業(yè)產(chǎn)生好感的。因此商務(wù)秘書(shū)具備良好的素質(zhì)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要。

　　二、商務(wù)秘書(shū)的思想道德素質(zhì)

　　(一)堅(jiān)定的政治道德素質(zhì)

　　1.堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和政治態(tài)度

　　能否堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，對(duì)于商務(wù)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)是十分重要的。尤其是在國(guó)際形勢(shì)紛繁復(fù)雜，國(guó)內(nèi)改革逐步深化的今天，商務(wù)秘書(shū)人員必須站在黨和人民的立場(chǎng)來(lái)想問(wèn)題、辦事情。不管在任何情況下，都要在政治上、思想上、行動(dòng)上高度一致，自覺(jué)地貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策。

　　2.較強(qiáng)的政治識(shí)別能力

　　商務(wù)秘書(shū)工作有較強(qiáng)的政治性，具備較強(qiáng)的政治鑒別力有利于毫不動(dòng)搖地堅(jiān)持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項(xiàng)工作;有利于在工作中分清是非，奉公守法;有利于正確對(duì)待改革開(kāi)放中的新情況、新問(wèn)題，并正確地研究和解決。

　　3.較高的遵守紀(jì)律的自覺(jué)性

　　紀(jì)律具有十分重要的意義，正是依靠鐵的紀(jì)律，我們的黨才能和人民群眾萬(wàn)眾一心，取得改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大好局面，取得政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展。紀(jì)律是我們事業(yè)成功的重要保證。就商務(wù)秘書(shū)人員而言，紀(jì)律是推動(dòng)一切工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本。由于他們貼近領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，所以必須高度自覺(jué)的嚴(yán)格要求和約束自己，把自己置于組織和群眾的監(jiān)督之下。

　　(二)良好的職業(yè)道德素質(zhì)

　　職業(yè)道德是人們從事具體職業(yè)活動(dòng)所應(yīng)遵守的行為規(guī)范，是道德在各行各業(yè)的具體表現(xiàn)，充分反映了社會(huì)對(duì)各行各業(yè)的根本要求。各行各業(yè)都有自己特定的道德規(guī)范，商務(wù)秘書(shū)工作也是如此：

　　1.熱愛(ài)祖國(guó)，為人忠誠(chéng)

　　這既是每個(gè)中華人民共和國(guó)公民最基本的人生準(zhǔn)則和道德規(guī)范，也是商務(wù)秘書(shū)人員最基本的行為準(zhǔn)則。忠于職守，即是忠于黨，忠于國(guó)家和人民利益的具體表現(xiàn)，也是要為本單位、本機(jī)關(guān)努力做好工作的要求，這兩個(gè)方面從根本上是統(tǒng)一的，商務(wù)秘書(shū)人員要把他們結(jié)合起來(lái)。

　　2.工作積極，求真務(wù)實(shí)

　　服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是商務(wù)秘書(shū)工作的基本職能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息萬(wàn)變，令人難以把握，商務(wù)秘書(shū)人員要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)，及時(shí)把握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會(huì)發(fā)展變化情況。一要認(rèn)真為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)，做到知情早、曉事快、見(jiàn)事深、謀事準(zhǔn)，堅(jiān)持換位思考，多角度、全方位看問(wèn)題;二要認(rèn)真為基層群眾服務(wù)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，走出機(jī)關(guān)，深入基層，聽(tīng)取呼聲，做到下情上達(dá)，上情下傳，互相溝通;三要講求效率，求真務(wù)實(shí)。工作要雷厲風(fēng)行、講求時(shí)效，這種工作作風(fēng)是我們黨一直都在提倡的優(yōu)良傳統(tǒng)。

　　3.與人為善，團(tuán)結(jié)友善

　　商務(wù)秘書(shū)工作頭緒極多，同上下左右發(fā)生聯(lián)系，涉及面廣，往往需要多方面合作共同完成。因此，要有團(tuán)結(jié)合作的精神，與各個(gè)方面人員搞好團(tuán)結(jié)，到相互配合，步調(diào)一致。

　　4.謙虛謹(jǐn)慎，平等待人

　　商務(wù)秘書(shū)人員接觸機(jī)要，接近領(lǐng)導(dǎo)，在人們心目中是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的代言人。他們的言行、道德修養(yǎng)、工作作風(fēng)往往對(duì)群眾影響很大。因此，商務(wù)秘書(shū)的一言一行、一舉一動(dòng)都要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的威信出發(fā)，擺正自己的位置，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。具有堅(jiān)定正確的政治立場(chǎng)，熱愛(ài)社會(huì)主義祖國(guó)，擁護(hù)黨的基本路線、方針、政策;掌握馬克思主義的基本觀點(diǎn)，具有正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀;熱愛(ài)商務(wù)文秘工作，具有誠(chéng)實(shí)守信的職業(yè)道德和良好的社會(huì)公德;具有良好的藝術(shù)修養(yǎng)和一定的審美能力。

　　三、商務(wù)秘書(shū)的知識(shí)能力素質(zhì)

　　商務(wù)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要想更好的發(fā)揮其作用，就必須要有廣泛的涉獵和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

　　(一)豐富廣博的專業(yè)知識(shí)

　　專業(yè)知識(shí)是商務(wù)秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，也是區(qū)別于其他人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的依據(jù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，對(duì)商務(wù)秘書(shū)人員知識(shí)的要求會(huì)越來(lái)越高。逐漸向“復(fù)合型”通才方向發(fā)展，其知識(shí)體系趨向龐大和復(fù)雜?，F(xiàn)代企業(yè)需要具有多種能力的“復(fù)合型”人才。商務(wù)秘書(shū)工作是一項(xiàng)綜合性工作，需要掌握豐富的知識(shí)，各個(gè)學(xué)科各個(gè)專業(yè)的知識(shí)無(wú)所不包，要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的咨詢員和參謀，只具備秘書(shū)專業(yè)相關(guān)知識(shí)，而沒(méi)有足夠的相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，是絕對(duì)行不通的。在實(shí)際工作中，必須有廣博的科學(xué)文化知識(shí)作為后盾和依托。這里所提到的廣博知識(shí)包括秘書(shū)學(xué)專業(yè)知識(shí)，速記知識(shí)，規(guī)范的辦公室工作方法，管理學(xué)知識(shí)，與企業(yè)所從事的生產(chǎn)、研究的相關(guān)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，法律知識(shí)，心理學(xué)知識(shí)等。

　　(二)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)

　　一定的現(xiàn)代信息技術(shù)是商務(wù)秘書(shū)工作的基礎(chǔ)知識(shí)。以Internet為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用，使許多商務(wù)活動(dòng)正在逐步搬上Internet網(wǎng)，過(guò)去的信件、傳真等已被E-mail所代替，許多商業(yè)信息都是通過(guò)Internet網(wǎng)獲得，并通過(guò)它進(jìn)行傳遞。如果沒(méi)有較強(qiáng)的使用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能力，就不可能在最短的時(shí)間內(nèi)獲取大量的信息，也就不可能為上司當(dāng)好參謀。能熟練地操作現(xiàn)代辦公設(shè)備并能適應(yīng)設(shè)備的更新?，F(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用能力是衡量商務(wù)文秘人員技能的一個(gè)重要方面。現(xiàn)代辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)，E-mail收發(fā)與Internet網(wǎng)絡(luò)瀏覽器，文件復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。

　　(三)文字語(yǔ)言表達(dá)能力

　　文字語(yǔ)言表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和書(shū)面表達(dá)能力兩個(gè)方面，即通常說(shuō)的“能說(shuō)會(huì)寫(xiě)”，它們是從事工作必備的兩大基本技能，是商務(wù)秘書(shū)人員思維深度、知識(shí)廣度、性格和品質(zhì)的反映。

　　口頭表達(dá)能力。口頭表達(dá)能力是指在管理活動(dòng)中使用言辭開(kāi)展有關(guān)工作所展示的技能。商務(wù)秘書(shū)經(jīng)常要匯報(bào)工作、回答問(wèn)題、提出建議、傳達(dá)指示、協(xié)調(diào)工作、接待來(lái)訪等，需要具備較強(qiáng)的說(shuō)話能力，“能說(shuō)會(huì)道”是對(duì)其最起碼的要求。

　　書(shū)面表達(dá)能力。書(shū)面表達(dá)能力即運(yùn)用文字書(shū)面形式反映客觀情況、傳遞信息、表達(dá)思想的能力。秘書(shū)的書(shū)面表達(dá)能力主要表現(xiàn)在應(yīng)用寫(xiě)作能力上，應(yīng)能寫(xiě)出符合文法、觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)有力、語(yǔ)言流暢的各類應(yīng)用性文體。

　　較強(qiáng)的文字處理能力。文字處理是商務(wù)秘書(shū)的中心工作之一。每天需要處理大量的文字資料，所以，文字錄入速度快是用人單位首先考慮的條件，也是商務(wù)秘書(shū)必須具備的素質(zhì)。

　　(四)綜合分析與決策能力

　　所謂綜合分析就是從整體上把握事物，把事物視為多層次、多方面、多階段相互聯(lián)系的統(tǒng)一體，對(duì)各部分和各要素進(jìn)行周密的分析，把有內(nèi)在聯(lián)系的要素歸結(jié)起來(lái)，從整體上真正認(rèn)識(shí)客觀事物。作為商務(wù)秘書(shū)人員在處理各種繁雜的事務(wù)時(shí)，具備綜合分析能力是必不可少的。

　　商務(wù)秘書(shū)雖然沒(méi)有決策權(quán)，但在實(shí)際工作中，要輔助上司進(jìn)行決策，就必須具備一定的決策能力，這種能力主要體現(xiàn)在決策前收集信息、提供咨詢;決策中的組織論證、編制計(jì)劃和決策后的協(xié)助試驗(yàn)、檢查督辦等方面。

　　(五)高效率的辦事能力

　　所謂高效率的辦事能力，就是快速、有效地處理各種日常事務(wù)和工作的本領(lǐng)。商務(wù)秘書(shū)的許多工作實(shí)際上都是辦理各種各樣的事務(wù)，如辦文辦會(huì)、信訪接待、日常值班、生活管理等。社會(huì)組織管理工作十分講究效率，講究質(zhì)量，因此具備較強(qiáng)的辦事能力是對(duì)商務(wù)秘書(shū)人員的基本要求。

　　商務(wù)秘書(shū)的事務(wù)性工作具有繁瑣性、重復(fù)性、智能性和程序化的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)要求商務(wù)秘書(shū)人員要：明確職責(zé)范圍、通曉辦事程序、區(qū)分輕重緩急、善于社會(huì)交往、善于應(yīng)用SWOT的分析法來(lái)分析和解決問(wèn)題等。

　　(六)靈活的應(yīng)變和社交能力

　　靈活的應(yīng)變能力就是面對(duì)變化的環(huán)境能夠沉著應(yīng)付，妥善處理問(wèn)題的能力，是商務(wù)秘書(shū)其它能力和素質(zhì)在特殊情況下的綜合反映，是對(duì)秘書(shū)才能經(jīng)驗(yàn)的全面檢驗(yàn)。因此商務(wù)秘書(shū)人員要善于觀察、反應(yīng)敏捷、從容鎮(zhèn)定、隨機(jī)應(yīng)變等。

　　社交能力，就是與他人進(jìn)行社會(huì)交往的能力。在日常的工作中，每天都要和人打交道，商務(wù)秘書(shū)的工作性質(zhì)和工作范圍決定了面對(duì)各種各樣的人際關(guān)系，這就要求必須具備善于和人溝通，要有良好的人際交往能力。需要注意的是：知己知彼，準(zhǔn)確定位;文明禮貌，講究方法;充實(shí)知識(shí)，加強(qiáng)修養(yǎng)等。

　　四、商務(wù)秘書(shū)的商務(wù)禮儀素質(zhì)

　　禮儀作為一種人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，商務(wù)秘書(shū)在人際交往中，對(duì)于交際的藝術(shù)——禮儀的掌握，就顯得尤為重要了?？梢哉f(shuō)禮儀是商務(wù)秘書(shū)內(nèi)在修養(yǎng)的體現(xiàn)，亦是商務(wù)秘書(shū)良好形象的體現(xiàn)。

　　(一)個(gè)人禮儀

　　1.商務(wù)秘書(shū)的儀表禮儀

　　儀表包括儀容、化妝。儀表禮儀是通過(guò)著裝、配飾、美容、美發(fā)等表達(dá)出來(lái)的禮儀。這是商務(wù)秘書(shū)個(gè)人形象的重要組成部分。商務(wù)秘書(shū)必須注重自己的儀表，這是商務(wù)秘書(shū)禮儀的起點(diǎn)。同時(shí)，良好的禮儀，不僅塑造自己的個(gè)人形象，也可以使自己成為組織良好形象的代表。

　　2.商務(wù)秘書(shū)的儀態(tài)禮儀

　　儀態(tài)，就是人的身體姿態(tài)，又稱為體姿。人的體姿在社會(huì)交際中起著十分重要的作用。人們往往通過(guò)體姿的變化反映內(nèi)在的信息、表達(dá)感情，展示自己的內(nèi)涵、修養(yǎng)，這就是我們通常所說(shuō)的“體態(tài)語(yǔ)言”。體態(tài)語(yǔ)言學(xué)大師戴爾的研究成果表明：在兩人的溝通過(guò)程中，有65%的信息是通過(guò)體態(tài)語(yǔ)言來(lái)表達(dá)的。因此商務(wù)秘書(shū)用優(yōu)美的體態(tài)來(lái)表現(xiàn)禮儀，會(huì)比用語(yǔ)言更讓人感到真實(shí)、美好和生動(dòng)。

　　3.商務(wù)秘書(shū)的表情禮儀

　　表情是指人的面部表情，是眉、眼、嘴、鼻的動(dòng)作和臉色的變化表達(dá)出來(lái)的內(nèi)心思想感情。在體態(tài)語(yǔ)中，面部表情最為豐富，且最具表現(xiàn)力，能迅速而又充分地表達(dá)各種感情。面部表情使個(gè)人的氣質(zhì)、內(nèi)涵、學(xué)識(shí)、性格等反映在臉上。因此商務(wù)秘書(shū)應(yīng)注重自己的表情禮儀，以健康的表情給人留下良好的第一印象，力求對(duì)公眾產(chǎn)生一種親和力。

　　4.商務(wù)秘書(shū)的服飾禮儀

　　服飾指著裝和配飾。在商務(wù)交往中，服飾在一定程度上反映著一個(gè)人的社會(huì)地位、身份、職業(yè)、收入、愛(ài)好、個(gè)性、文化素養(yǎng)和審美品位，是一種特殊的“身份證”。得體的服飾能夠表現(xiàn)出人們的自尊，顯示出他們的氣質(zhì)和風(fēng)度。選擇好服飾，它既可以襯托出一個(gè)人的品味又可以起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，增加個(gè)人魅力。對(duì)商務(wù)秘書(shū)而言，服飾就等于自身的名片，等于所代表企業(yè)的徽章，它直接起著溝通人際關(guān)系的作用，直接代表所在企業(yè)的風(fēng)采和形象。因此，商務(wù)秘書(shū)應(yīng)高度重視服飾禮儀。

　　(二)社交禮儀

　　1.商務(wù)秘書(shū)的交往禮儀

　　現(xiàn)代社會(huì)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，社會(huì)交往成為人們生活中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容。而商務(wù)秘書(shū)的角色，要求其必須與他人建立良好和諧的人際關(guān)系，交往禮儀是商務(wù)秘書(shū)進(jìn)行交往的通行證。其中包括見(jiàn)面禮儀、交談禮儀、饋贈(zèng)禮儀等。

　　2.商務(wù)秘書(shū)的宴請(qǐng)禮儀

　　宴請(qǐng)是社交活動(dòng)中最常見(jiàn)的活動(dòng)形式之一。是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等社會(huì)組織或個(gè)人出面組織的，出于一定的目的，以用餐形式出現(xiàn)的聚會(huì)。從禮儀的角度來(lái)看，宴請(qǐng)是一種高層次的社交活動(dòng)，對(duì)禮儀的要求極為嚴(yán)格。商務(wù)秘書(shū)作為宴會(huì)的籌辦者，宴會(huì)禮儀的掌握是必要的。

　　3.商務(wù)秘書(shū)的涉外禮儀

　　涉外交際是與外國(guó)人進(jìn)行交往，交際對(duì)象非常復(fù)雜，涉及不同的國(guó)家、不同地區(qū)、不同政治概念、不同宗教信仰、不同生活習(xí)慣等多種因素。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)進(jìn)一步加強(qiáng)，國(guó)際間的交往和合作將會(huì)越來(lái)越頻繁，地位越來(lái)越重要。對(duì)商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，更多的掌握涉外禮儀知識(shí)就成為必備的一項(xiàng)素質(zhì)。

　　(三)公務(wù)禮儀

　　1.商務(wù)秘書(shū)的接待禮儀

　　接待是商務(wù)秘書(shū)日常工作的主要內(nèi)容。接待工作的好壞，不但體現(xiàn)了個(gè)人的素質(zhì)，更反映出一個(gè)組織的工作作風(fēng)和公眾形象。因此在接待工作中要講究禮儀，為組織廣結(jié)良緣，創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。

　　2.商務(wù)秘書(shū)的會(huì)務(wù)禮儀

　　會(huì)議是組織的一項(xiàng)日常工作，會(huì)議多種多樣，有日常性的一般會(huì)議，也有臨時(shí)性的特殊會(huì)議。不同的會(huì)議對(duì)禮儀有不同的要求，但不管是哪一種會(huì)議，作為會(huì)議準(zhǔn)備工作的負(fù)責(zé)人，必須要保證會(huì)議的順利進(jìn)行。所以，對(duì)于商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，掌握會(huì)務(wù)禮儀也是不可或缺的。

　　3.商務(wù)秘書(shū)的通訊禮儀

　　通訊指人們利用一定的電子設(shè)備來(lái)進(jìn)行信息傳遞的活動(dòng)，商務(wù)秘書(shū)接觸最多的通訊手段主要有電話、傳真、電子郵件等。在目前信息化社會(huì)交往中，信息就是財(cái)富和生命，而各種現(xiàn)代化通訊手段為人們獲取信息、傳遞信息提供了方便。通訊禮儀在交往中就變的日益重要了。

　　五、商務(wù)秘書(shū)的身體和心理素質(zhì)

　　(一)身體素質(zhì)

　　身體健康是指商務(wù)秘書(shū)要具備能適應(yīng)繁重工作的體力、精力、腦力。身體健康的人做起事來(lái)精神煥發(fā)、活力充沛，對(duì)前途樂(lè)觀進(jìn)取，并能負(fù)擔(dān)起較重的責(zé)任，而不致因體力不濟(jì)而功敗垂成。只有具有良好的身體體能，才能勝任本專業(yè)崗位的工作。我們經(jīng)?？梢钥吹竭@樣的情況，在一件事情的處理過(guò)程中，越是能夠堅(jiān)持到最后一刻的人，才越是有機(jī)會(huì)成功的人。在處理日益復(fù)雜的問(wèn)題時(shí)，需要商務(wù)秘書(shū)時(shí)刻保持清晰的頭腦，具備一定的腦力。

　　(二)心理素質(zhì)

　　心理健康是指樂(lè)觀、自信、開(kāi)朗、自制、穩(wěn)健、堅(jiān)毅的性格，良好的心理承受能力和心理調(diào)節(jié)能力。心理素質(zhì)是決定商務(wù)秘書(shū)活動(dòng)和行為好壞的一個(gè)重要因素。商務(wù)秘書(shū)工作的職業(yè)特點(diǎn)決定了必須具備多方面的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)的好壞，集中表現(xiàn)在商務(wù)秘書(shū)的角色意識(shí)上，角色意識(shí)對(duì)于各項(xiàng)工作具有指導(dǎo)意義。商務(wù)秘書(shū)的角色意識(shí)是指商務(wù)秘書(shū)個(gè)體在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)展起來(lái)的，通過(guò)思維、語(yǔ)言為核心的心理活動(dòng)，對(duì)所從事的職業(yè)的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。商務(wù)秘書(shū)必須具備如下五個(gè)角色意識(shí)：

　　1.輔助意識(shí)

　　輔助意識(shí)主要是指商務(wù)秘書(shū)人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔助功能，自覺(jué)地、心甘情愿地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，演好領(lǐng)導(dǎo)的配角。商務(wù)秘書(shū)活動(dòng)無(wú)論從工作方法還是工作內(nèi)容看，都表現(xiàn)出輔助管理的特性。只有具備了輔助意識(shí)，才能在領(lǐng)導(dǎo)的管理決策過(guò)程中，沿著領(lǐng)導(dǎo)工作的方向和目標(biāo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，隨時(shí)選擇有效的方法和途徑，為領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供智力和體力服務(wù)，充分發(fā)揮商務(wù)秘書(shū)人員的參謀助手作用。

　　2.信息意識(shí)

　　對(duì)于現(xiàn)代的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，掌握準(zhǔn)確的信息，是進(jìn)行科學(xué)決策和管理的前提和基礎(chǔ)。所謂信息意識(shí)，就是指對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)和獲取信息的努力程度。商務(wù)秘書(shū)具有了信息意識(shí)，應(yīng)能隨時(shí)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、需求和愿望，通過(guò)合乎邏輯的方式去搜尋各種有鮮度、有價(jià)值的信息，及時(shí)準(zhǔn)確供給領(lǐng)導(dǎo)者在管理決策活動(dòng)中使用。

　　3.效率意識(shí)

　　“效率”原是一個(gè)經(jīng)濟(jì)術(shù)語(yǔ)，即用最少的勞動(dòng)消費(fèi)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)在是一切工作目的的通用語(yǔ)，效率意識(shí)逐漸引入人們的行為規(guī)范中，成了衡量新型領(lǐng)導(dǎo)者和現(xiàn)代人才的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，效率意識(shí)就是在為領(lǐng)導(dǎo)提供有效服務(wù)時(shí)，對(duì)其成果大小的超前估價(jià)和認(rèn)識(shí)，衡量其效率意識(shí)的強(qiáng)弱的標(biāo)準(zhǔn)就是看其活動(dòng)成效的優(yōu)劣。商務(wù)秘書(shū)效率意識(shí)的強(qiáng)弱程度如何，直接關(guān)系到本部門甚至領(lǐng)導(dǎo)部門工作效率，因此商務(wù)秘書(shū)如果不培養(yǎng)和樹(shù)立效率意識(shí)，要想提高對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)質(zhì)量，那只能是一句空話。

　　4.自我意識(shí)

　　自我意識(shí)是人類特有的一種心理現(xiàn)象，是一個(gè)人對(duì)自己的評(píng)估和看法。商務(wù)秘書(shū)的自我意識(shí)，即是商務(wù)秘書(shū)個(gè)體借助內(nèi)部語(yǔ)言和思維，對(duì)自身狀態(tài)和心理變化進(jìn)行感知和控制的一種心理活動(dòng)，包括三方面內(nèi)容：一是自我察覺(jué)，主要解決“我是一個(gè)什么樣的人”、“我是怎樣做的”問(wèn)題;二是自我分析，主要解決“我這個(gè)人怎么樣”、“我是否勝任工作”的問(wèn)題;三是自我控制，主要解決“我應(yīng)當(dāng)一個(gè)怎樣的人”、“目前我尚須作何努力”的問(wèn)題。自我意識(shí)對(duì)商務(wù)秘書(shū)角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的商務(wù)秘書(shū)總是具有很強(qiáng)的自我意識(shí)。

　　5.創(chuàng)新意識(shí)

　　當(dāng)代新思想、新事物層出不窮，商務(wù)秘書(shū)人員一個(gè)重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進(jìn)取和大膽創(chuàng)新的精神。對(duì)商務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，創(chuàng)新意識(shí)就是要求打破舊觀念，克服“領(lǐng)導(dǎo)咋說(shuō)就咋辦”的片面認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見(jiàn)解，訂立新章法，采取新行動(dòng)，更好地發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

　　總 結(jié)

　　商務(wù)秘書(shū)在進(jìn)行各項(xiàng)工作時(shí)，要注意培養(yǎng)和提升各方面的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)起到代表領(lǐng)導(dǎo)的作用，對(duì)外可以很好的代表企業(yè)整體形象;使自己成為新世紀(jì)、新時(shí)代的全能型的復(fù)合人才。適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中游刃有余。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1] 范立榮.現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)務(wù).北京：中央民族大學(xué)出版社,1997;

　　[2] 張同欽，楊峰.秘書(shū)學(xué)概論.廣州：暨南大學(xué)出版社,2006;

　　[3] 蔡超. 現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)務(wù). 廣州：暨南大學(xué)出版社，2006;

　　[4] 楊麗娟.秘書(shū)學(xué).上海：上海交通大學(xué)出版社，2007;

　　[5] 張浩.新編秘書(shū)工作必讀全書(shū).北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2001;

　　[6] 董宣，張同欽.商務(wù)秘書(shū)理論與實(shí)務(wù).北京：中國(guó)水利水電出版社，2010;

　　[7] 楊蓓蕾.現(xiàn)代秘書(shū)工作導(dǎo)引.上海：同濟(jì)大學(xué)出版社，2004;

　　[8] 張清明.秘書(shū)參謀職能概論.武漢：武漢大學(xué)出版社，2001;

　　[9] 胡寶坤.經(jīng)貿(mào)秘書(shū)實(shí)務(wù).北京：清華大學(xué)出版社，2004;

　　[10] 張小樂(lè).實(shí)用商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作.北京：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2008。

　　商務(wù)文秘論文篇2

　　淺談秘書(shū)的職責(zé)

　　【摘 要】——秘書(shū)工作在本質(zhì)上是綜合輔助管理，它是各級(jí)各類的企業(yè)、政府部門以及社會(huì)組織等這些管理系統(tǒng)中不可或缺的有機(jī)構(gòu)成部分?？傮w來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作主要作用就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)以及各下屬部門之間起著中樞紐帶的作用，為跟部門之間搭建起了一座溝通的橋梁，促進(jìn)企業(yè)、政府以及社會(huì)組織在管理過(guò)程中發(fā)揮整體效益。具體來(lái)說(shuō)，秘書(shū)在管理系統(tǒng)中的作用主要體現(xiàn)在參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等方面，我將從這三個(gè)方面來(lái)闡述一下我對(duì)秘書(shū)工作職責(zé)的理解。

　　關(guān)鍵詞：秘書(shū)工作;輔助管理;參謀咨詢;溝通協(xié)調(diào);督促檢查

　　秘書(shū)工作概括起來(lái)，就是輔助管理，綜合服務(wù)。輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書(shū)在工作生活中的顯著特點(diǎn)，又是秘書(shū)在工作、活動(dòng)中所要遵循的重要原則;同時(shí)，秘書(shū)的參謀咨詢職責(zé)在很大程度上是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔助，這既是秘書(shū)的一項(xiàng)職責(zé)也是秘書(shū)的一項(xiàng)重要權(quán)利，秘書(shū)工作人員在使用這一項(xiàng)職責(zé)和權(quán)力的時(shí)候，必須謹(jǐn)慎，要做到不越位、不越權(quán);秘書(shū)人員的全面輔助作用，不僅體現(xiàn)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的隨機(jī)事件中，還體現(xiàn)在對(duì)突發(fā)事件的處理上;秘書(shū)工作崗位是領(lǐng)導(dǎo)和其他部門工作人員以及下屬之間的溝通橋梁，所以秘書(shū)人員的溝通協(xié)調(diào)作用顯得格外重要;委婉合理的督促領(lǐng)導(dǎo)的工作也是秘書(shū)人員的一項(xiàng)重要服務(wù)工作。秘書(shū)既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)施中為領(lǐng)導(dǎo)參謀、協(xié)調(diào)和檢查決策工作過(guò)程，確保秘書(shū)工作的順利開(kāi)展。因此，秘書(shū)工作的綜合輔助管理特點(diǎn)，要求秘書(shū)在職能活動(dòng)中充分發(fā)揮參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)和督促檢查的重要作用。

　　一、參謀咨詢

　　現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級(jí)組織的領(lǐng)導(dǎo)無(wú)論才干和精力，都無(wú)法獨(dú)勝其勞，所以領(lǐng)導(dǎo)們就不得不依靠秘書(shū)人員為他們分擔(dān)部分工作。秘書(shū)人員就此擔(dān)任起助手的重要角色，同時(shí)還要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀咨詢工作的開(kāi)展，是秘書(shū)職能自我完善的需要，是促使領(lǐng)導(dǎo)努力工作提高科學(xué)化水平和效能的需要，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要。所以秘書(shū)的參謀咨詢功能在現(xiàn)代管理中具有不可替代的重要作用。

　　(一)參謀咨詢工作的特點(diǎn)

　　在當(dāng)今社會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)的重大決策一般都離不開(kāi)智囊團(tuán)的智力支持。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，自20世紀(jì)上半葉起就出現(xiàn)了專門為各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)的專門的商業(yè)性咨詢公司，最著名的有美國(guó)的蘭德公司、日本的野村研究所等。同樣，為企業(yè)提供信息調(diào)查等智力服務(wù)的信息公司、點(diǎn)子公司更是比比皆是。

　　在我國(guó)，國(guó)家和省市社科研究機(jī)構(gòu)也承擔(dān)為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重大決策提供智力服務(wù)的職責(zé)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立以后，商業(yè)性咨詢公司開(kāi)始大量涌現(xiàn)。然而，秘書(shū)職責(zé)中的參謀咨詢作用卻比他們更具有優(yōu)勢(shì)。

　　與那些自發(fā)的社科研究機(jī)構(gòu)、商業(yè)性點(diǎn)子公司相比，秘書(shū)的參謀咨詢具有主動(dòng)性、綜合性、從屬性、直接性、隨機(jī)性等特點(diǎn)。

　　所謂主動(dòng)性，是指秘書(shū)部門不能等領(lǐng)導(dǎo)提出研究任務(wù)后才開(kāi)始收集信息、分析情況，而是應(yīng)該積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)工作提供各方面的支持，包括體力、智力服務(wù)。

　　所謂綜合性，是指秘書(shū)部門參謀咨詢是全方位的，不是僅限于某一專門領(lǐng)域。秘書(shū)在工作、活動(dòng)中的上傳與下達(dá)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門之間的溝通起到重要作用。

　　所謂從屬性，是指秘書(shū)部門必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要進(jìn)行研究，不能自作主張，偏離領(lǐng)導(dǎo)工作的重心，不能越位、越權(quán)，要做好秘書(shū)的本職工作。不能像專業(yè)研究機(jī)關(guān)或咨詢公司那樣完全自主地進(jìn)行獨(dú)立的科學(xué)研究。

　　所謂直接性，是指秘書(shū)提供的建議、方案等是直接提供給領(lǐng)導(dǎo)的，不需要經(jīng)過(guò)任何中介環(huán)節(jié)。這就為秘書(shū)的工作提供了一個(gè)很高的上升空間。

　　所謂隨機(jī)性，是指秘書(shū)除了通過(guò)會(huì)議、文稿等正規(guī)形式外，還可以在出差途中、午餐桌上等非正式場(chǎng)合向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見(jiàn)。秘書(shū)人員必須隨時(shí)隨地地做好為領(lǐng)導(dǎo)全方位服務(wù)的準(zhǔn)備，不能再領(lǐng)導(dǎo)最需要你的時(shí)候掉鏈子。

　　(二)參謀咨詢工作的作用

　　秘書(shū)的參謀咨詢工作，是秘書(shū)參謀職能的具體化，具有其他工作無(wú)法替代的作用。

　　首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書(shū)工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過(guò)參謀咨詢工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。

　　其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。秘書(shū)工作者的參謀作用往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見(jiàn)，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成;就一個(gè)問(wèn)題提出幾個(gè)參謀意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)全方位的權(quán)衡利弊，作出一項(xiàng)最優(yōu)的決策;及時(shí)有效的為領(lǐng)導(dǎo)提出決策方案的優(yōu)選意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。

　　再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒(méi)想到但卻需要提出的問(wèn)題以及秘書(shū)部門每天經(jīng)過(guò)精選的有用信息，這些工作都能夠提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意社會(huì)時(shí)事發(fā)展傾向，提醒領(lǐng)導(dǎo)在解決某一事件時(shí)要從全局考慮;或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。

　　參謀咨詢工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮的，但更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀咨詢工作的作用大小，取決于問(wèn)題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣還有秘書(shū)人員提供解決方法的時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。

　　(三)注意參謀咨詢工作的方法

　　1.重在調(diào)查研究。秘書(shū)人員在參謀咨詢工作中，一定要做足充分的調(diào)查研究，爭(zhēng)取掌握最接近問(wèn)題本質(zhì)的信息，這樣，領(lǐng)導(dǎo)在利用秘書(shū)人員提供的信息做決策時(shí)的偏差才會(huì)減小，充分提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)從宏觀、政策、對(duì)策上考慮全局，努力尋求解決問(wèn)題的上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

　　2.善于分析形勢(shì)。秘書(shū)工作者學(xué)會(huì)分析客觀形勢(shì)，了解把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，增強(qiáng)對(duì)事態(tài)發(fā)展的預(yù)見(jiàn)性，是做好參謀咨詢工作的重要一環(huán)。因此，秘書(shū)工作人員要學(xué)會(huì)分析事態(tài)的利弊，用馬克思主義辯證唯物主義的立場(chǎng)和聯(lián)系、發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)分析問(wèn)題、把握住對(duì)事態(tài)發(fā)展的有利動(dòng)態(tài)。

　　3.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，要經(jīng)常接觸各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。所以秘書(shū)工作者在參謀咨詢工作中，要形成良好的組織形式，廣開(kāi)言路，集思廣益，發(fā)揮出參謀咨詢工作的最高效能。為了完善參謀咨詢活動(dòng)，秘書(shū)工作者需要建立健全參謀咨詢工作體系、組織全面合理的工作要求尋求體制、形成完整的成果評(píng)審系統(tǒng)以及合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度等，促使參謀咨詢工作逐步走向經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化的軌道，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

　　4.學(xué)會(huì)謀略比較。參謀方案應(yīng)多而好，需全面考慮，詳加探查，仔細(xì)比較，認(rèn)真權(quán)衡。對(duì)于不同的方案，不能妄加評(píng)說(shuō)她的優(yōu)劣，要通過(guò)計(jì)算分析取得的最后數(shù)據(jù)作為評(píng)判方案好壞的根據(jù)。因此，設(shè)計(jì)和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

　　5.掌握參謀咨詢時(shí)機(jī)。秘書(shū)工作者的參謀咨詢工作要把握好時(shí)機(jī)，言當(dāng)其時(shí)，不要再領(lǐng)導(dǎo)心情壞或者在氣頭上的時(shí)候去禁言獻(xiàn)策，那樣會(huì)取得相反的效果。所以，秘書(shū)要：①選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，不要在領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙或心情煩躁時(shí)進(jìn)諫;②選擇恰當(dāng)?shù)膱?chǎng)合，避免在正式場(chǎng)合進(jìn)行勸諫，而應(yīng)在無(wú)他人在場(chǎng)時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)交流;③要注意應(yīng)用語(yǔ)言的藝術(shù)，巧用比喻、典故，學(xué)習(xí)“鄒忌諷齊王納諫”的高超技巧;④不要一味說(shuō)“不”，要正面提出建設(shè)性的意見(jiàn)。

　　二、溝通協(xié)調(diào)

　　溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書(shū)人員的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。

　　秘書(shū)是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書(shū)在處理信息的過(guò)程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織上下級(jí)以及同事間的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通協(xié)調(diào)，使各有關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)，相互理解、信任和各相關(guān)方面的配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，要注意秘書(shū)工作中的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)：

　　(一)秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則

　　1.把握身份，不以勢(shì)壓人。把握身份，動(dòng)之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在日常生活中真誠(chéng)的對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)和同事，在溝通協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和領(lǐng)導(dǎo)的看重就居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢(shì)壓人，不僅無(wú)助于問(wèn)題的解決，反而會(huì)使矛盾激化，最壞的結(jié)果會(huì)使自己?jiǎn)适裥牡摹?/p>

　　2.公正處事，不偏心偏愛(ài)。在日常工作中，上級(jí)與下級(jí)，部門與部門之間出現(xiàn)意見(jiàn)或分歧是難免的。秘書(shū)在協(xié)調(diào)這類問(wèn)題時(shí)，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護(hù)大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，把領(lǐng)導(dǎo)的指示與客觀實(shí)際結(jié)合起來(lái)，把對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一起來(lái)，在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好局部之間的關(guān)系，并認(rèn)真聽(tīng)取各方的意見(jiàn)，從中找出矛盾的導(dǎo)火線，并以“參謀”的角色，提出容易被雙方接受的意見(jiàn)和建議，使他們逐步取得共識(shí)，以達(dá)到令人滿意的結(jié)果，從而既保證領(lǐng)導(dǎo)意圖的落實(shí)，又符合客觀實(shí)際，能夠被群眾所接受。

　　3.誠(chéng)實(shí)為本，不欺騙他人。溝通協(xié)調(diào)時(shí)，要光明磊落、實(shí)實(shí)在在，不要在牽頭承辦一項(xiàng)重大活動(dòng)，開(kāi)始溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要?jiǎng)e的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨(dú)攬功勞，翻臉不認(rèn)人。這種過(guò)河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，也有損秘書(shū)工作者的形象。在與同級(jí)部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對(duì)方完成工作創(chuàng)造便利條件;在與下級(jí)部門協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想怎樣幫助下級(jí)解決困難，是不是理解了下級(jí)的苦衷，是不是調(diào)動(dòng)了下級(jí)的積極性。

　　(二)秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強(qiáng)化主動(dòng)辦事的意識(shí)

　　1.準(zhǔn)備預(yù)案，確保溝通協(xié)調(diào)的超前性。 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，秘書(shū)只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動(dòng)權(quán)。對(duì)一個(gè)時(shí)期和一個(gè)階段的工作，從上級(jí)指示要求、本級(jí)機(jī)關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動(dòng)態(tài)，以及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前思考的問(wèn)題、思路等，都要進(jìn)行全面的考慮和思索，從中預(yù)測(cè)出下一步工作形勢(shì)的發(fā)展變化及可能要做的協(xié)調(diào)工作。

　　2.信息暢通，確保溝通協(xié)調(diào)的及時(shí)性。信息溝通是整個(gè)協(xié)調(diào)工作的主線，任何協(xié)調(diào)無(wú)不以信息為依據(jù)，達(dá)到認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一和行動(dòng)的一致。首先，秘書(shū)要了解和收集各部門的工作動(dòng)態(tài)和短期內(nèi)的工作安排，為領(lǐng)導(dǎo)安排近期工作和調(diào)整各部門之間的工作提供依據(jù);其次，傳達(dá)和通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的指示和各部門的工作進(jìn)程，使各部門了解整個(gè)機(jī)關(guān)工作的全局，明確自己所負(fù)責(zé)的工作與全局是否協(xié)調(diào)，并以領(lǐng)導(dǎo)指示和各部門工作情況為向?qū)?，調(diào)整和確定自己的下一步工作。

　　(三)秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)既必辦又難辦，必須探索科學(xué)辦事的方法

　　1.講究語(yǔ)言藝術(shù)。語(yǔ)言是溝通協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。溝通協(xié)調(diào)工作能否順利進(jìn)行，語(yǔ)言藝術(shù)是關(guān)鍵。常言道：“良言一句三冬暖”，得體的語(yǔ)言既能簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)自己的意圖，又能使對(duì)方愉快地接受。要發(fā)揮好語(yǔ)言在溝通協(xié)調(diào)中的作用，除加強(qiáng)語(yǔ)言修養(yǎng)外，在應(yīng)用中還要注意區(qū)別對(duì)象選擇適宜的說(shuō)辭，多用商量征詢的口氣，態(tài)度要隨和、平易近人。

　　2.做到靈活應(yīng)變。凡事因人、因事、因時(shí)而異，要善于捕捉時(shí)機(jī)，根據(jù)不同人的不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，不同的事情也要用不同的方式解決。

　　三、督促檢查

　　檢查督辦是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查、督促所屬子系統(tǒng)對(duì)上級(jí)的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，直接受命于領(lǐng)導(dǎo)人，于領(lǐng)導(dǎo)人保持著密切的信息溝通，所以領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常把督促檢查的任務(wù)委派給秘書(shū)去執(zhí)行，從而直接將督促檢查的情況，反饋給領(lǐng)導(dǎo)人，以避免貽誤時(shí)機(jī)，反饋信息失真或受到干擾。

　　秘書(shū)參與了決策指令形成前后的全過(guò)程，因此對(duì)決策指令的背景、目的、內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，能夠全面深入的理解，有利于督促檢查中把握目的、標(biāo)準(zhǔn)，分析執(zhí)行決策指令的狀況和發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題以及評(píng)價(jià)執(zhí)行決策指令的效果。秘書(shū)具有熟練高效的信息處理手段和豐富的經(jīng)驗(yàn)，在督促檢查中，秘書(shū)能夠迅速準(zhǔn)確捕捉信息，了解情況，摸清執(zhí)行決策指令的情況，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行決策指令的差距和問(wèn)題，起到督查作用。

　　(一)督促檢查的目的

　　督促檢查的目的是為了保證決策指令能夠及時(shí)、完整地貫徹實(shí)施。秘書(shū)督促檢查不僅有明確的督促檢查對(duì)象，而且在內(nèi)容上也是以督促、檢查下級(jí)對(duì)上級(jí)的某項(xiàng)決策指令執(zhí)行行為為目的。秘書(shū)工作者督促檢查的內(nèi)容是執(zhí)行上級(jí)決策指令的系統(tǒng)情況。催促辦理，不是簡(jiǎn)單地檢查是否辦理，而是系統(tǒng)地督查對(duì)上級(jí)決策指令執(zhí)行的情況，包括決策指令是否辦理、怎樣在辦理，以及辦理的效果怎樣等，形成層次分明緊密聯(lián)系的督辦內(nèi)容體系。

　　秘書(shū)代表上級(jí)機(jī)關(guān)到下級(jí)單位督辦，但并不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人。一方面，秘書(shū)要嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是，深入具體的了解情況，不能弄虛作假;另一方面，秘書(shū)必須平等待人，態(tài)度謙和，行為檢點(diǎn)。

　　(二)督促檢查包含以下三個(gè)內(nèi)容：

　　1.督查內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)決策相聯(lián)系。秘書(shū)督查的內(nèi)容，無(wú)論是重大事項(xiàng)，還是領(lǐng)導(dǎo)批辦專項(xiàng)，都與領(lǐng)導(dǎo)決策密切相關(guān)。因此，秘書(shū)在督查工作中，必須把領(lǐng)導(dǎo)決策事項(xiàng)作為督查的重點(diǎn)，跟蹤追擊，檢查督促，狠抓落實(shí)。

　　2.督查方法與秘書(shū)工作性質(zhì)相一致。督促檢查本是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，具有很大的權(quán)威性。但是，秘書(shū)的輔助性質(zhì)，要求秘書(shū)督查不能采用領(lǐng)導(dǎo)督查的方法，而必須采用秘書(shū)督查的方法，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行督查，在督查活動(dòng)中，其所做所為以及方式方法和語(yǔ)言都必須符合秘書(shū)的身份。否則，將會(huì)出現(xiàn)越位、擅權(quán)和獨(dú)斷等錯(cuò)誤行為。

　　3.督查效果與決策落實(shí)相一致。檢驗(yàn)秘書(shū)督查效果的惟一標(biāo)準(zhǔn)，就是看領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)情況如何。因此秘書(shū)的督查必須看實(shí)績(jī)，重實(shí)效，絕不能擺花架子走過(guò)場(chǎng)。這就要求秘書(shū)在督查工作中，必須堅(jiān)持把推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)作為出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

　　綜上所述，研究和探討秘書(shū)工作在輔助管理中的作用，既有利于進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和把握秘書(shū)工作的特點(diǎn)和規(guī)律，也有利于全面認(rèn)識(shí)秘書(shū)工作的情況，有針對(duì)性地做好秘書(shū)工作。隨著信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及和社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，秘書(shū)工作的內(nèi)容將不斷擴(kuò)大，秘書(shū)工作也將呈現(xiàn)出新的作用。在綜合輔助管理中，只有了解秘書(shū)工作的特點(diǎn)和作用，秘書(shū)人員在不斷學(xué)習(xí)、實(shí)踐與創(chuàng)新的過(guò)程中才能取得更大的進(jìn)步，以適應(yīng)新形勢(shì)下的現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理，使秘書(shū)工作更好地開(kāi)展，充分發(fā)揮其職能作用。