辦公室內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的職場技巧
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當(dāng)局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關(guān)系。下面是小編給大家?guī)淼氖寝k公室內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的職場技巧，歡迎大家閱讀參考!
溝通協(xié)調(diào)工作是一門藝術(shù)，也是一門科學(xué)。辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作具有層次高、難度大的特點(diǎn)，所以只憑秘書人員的滿腔熱血、埋頭苦干是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須要既注意工作的方法又講究溝通協(xié)調(diào)的“藝術(shù)”性。在具體的工作中，就是要做好“三不”與處理好“四個(gè)統(tǒng)一”的關(guān)系。
1、做好“三不”
首先，要有胸懷全局“不近視”。
毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位，要面對層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學(xué)會從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠(yuǎn)矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時(shí)也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護(hù)大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間，部門之間的團(tuán)結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。
其次，要超前運(yùn)籌“不粗心”。
馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)為，水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識形勢。萬物的運(yùn)行皆有規(guī)律。古語言，凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運(yùn)籌的意識，例如制定工作預(yù)案、工作計(jì)劃等等。而且要明確工作的重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有條不紊、忙而有序的進(jìn)行。同時(shí)要密切注視工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)由于銜接不及時(shí)或其他難以預(yù)測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動”。
有人說沖動是魔鬼，這一點(diǎn)也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
2、處理好“四個(gè)統(tǒng)一”的關(guān)系
第一、處理好程序性與時(shí)效性的統(tǒng)一。
無規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達(dá)到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯(cuò)失做事的最佳機(jī)會，影響工作的實(shí)際效果。為此，在做具體工作時(shí)要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅(jiān)持時(shí)效第一，急事急辦的原則。有時(shí)甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問題，再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外，危機(jī)時(shí)刻還可以臨時(shí)越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領(lǐng)導(dǎo)請示，可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有時(shí)為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié)，可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過中間部門而直接下達(dá)到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅(jiān)持時(shí)效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。
為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系時(shí)，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者，由于體制和個(gè)人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個(gè)人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務(wù)割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實(shí)上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來，才能使服務(wù)更到位，更有效。所以，辦公室應(yīng)該對上級的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視，作充分的準(zhǔn)備，全面領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì)，確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實(shí)。同時(shí)對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實(shí)施。
第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。
每人都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅(jiān)持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實(shí)寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個(gè)道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學(xué)會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，才能出色地完成各項(xiàng)工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。
辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時(shí)，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅(jiān)定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預(yù)料，所以辦公室必須隨時(shí)調(diào)整思想改變應(yīng)急對策，多做思考換位靈活應(yīng)對，堅(jiān)持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進(jìn)一步激化矛盾。在實(shí)際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補(bǔ)短，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。
試想如果有一個(gè)在整個(gè)組織中人際關(guān)系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調(diào)的目標(biāo)就很容易達(dá)到了。美國人際關(guān)系學(xué)家卡耐基曾經(jīng)說過，良好的人際關(guān)系是一個(gè)人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務(wù)的同時(shí)還必須要建立良好的人際關(guān)系。具體就是要做好以下兩個(gè)方面：
首先、要學(xué)會感情聯(lián)絡(luò)法。
人非草木，孰能無情? “感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力?！备星橥度胗兄渌椒y以達(dá)到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關(guān)系，使辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的順利實(shí)施。
其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)。
信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個(gè)問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。溝通協(xié)調(diào)工作就是要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂的“機(jī)”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作中，如能有效地察機(jī)、識機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機(jī)”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會喪失良機(jī)，前功盡棄?！皺C(jī)”隨時(shí)隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機(jī)時(shí)尋機(jī)，弱機(jī)時(shí)強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時(shí)乘機(jī)。得先機(jī)之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā);發(fā)而不繁，人將先收;難得者時(shí)，易失者機(jī)，迅而行之，速哉!”機(jī)不可失，失不在來，要及時(shí)溝通，相機(jī)協(xié)調(diào)。
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