淺談秘書禮儀(2)
淺談秘書禮儀
(這一部分建議放到如何塑造秘書形象一章節(jié)里面) 社會對女秘書認(rèn)知偏差的產(chǎn)生不是短期形成，而是有一個過程的。而消除這種認(rèn)知偏差,需要秘書從業(yè)人員與社會共同努力、內(nèi)外結(jié)合，樹立起秘書良好職業(yè)形象。
1、個人思想
女秘書社會認(rèn)知偏差的產(chǎn)生，是秘書行業(yè)不規(guī)范或者某些女秘書行為不檢點(diǎn)、經(jīng)不住誘惑釀成的惡果。解鈴還須系鈴人，女秘書要想徹底改變 自己在社會公眾心目中的形象，必須從自身出發(fā)，嚴(yán)格自律，潔身自好，努力提高個人的綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)秘書工作技能職業(yè)化，提升秘書服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)個人形象自我凈化，從而改變整個秘書行業(yè)風(fēng)貌，用事實來糾正公眾對女秘書的認(rèn)知偏差。只有這樣，女秘書才能在秘書這個崗位站穩(wěn)腳跟，秘書隊伍才能進(jìn)一步發(fā)展壯大。
2、社會方面
要改變社會認(rèn)知偏差，只靠女秘書自身的努力是不夠的。針對文藝作品對女秘書不良形象的渲染所造成的負(fù)面影響，相關(guān)行業(yè)組織應(yīng)該掌握輿論主動權(quán)，構(gòu)筑并大力宣傳先進(jìn)的秘書文化。先進(jìn)秘書文化的構(gòu)建，必須科學(xué)地繼承中國傳統(tǒng)秘書文化，吸收其精華，擯棄 “官本位”觀念，融入時代精神，弘揚(yáng)先進(jìn)的秘書文化，可以向社會展示真實的秘書世界，讓社會了解秘書的工作、生活，進(jìn)而尊重秘書的人格，營造一種有志者、有才者爭做秘書的社會氛圍。
二、 如何塑造秘書良好形象
(一)塑造秘書外在形象
1.注重服裝服飾的搭配
服飾是人體形態(tài)的外延。有人說衣服是人的第二張臉。這說明衣服對人來說，其功能不單是御寒和遮羞，而是具有裝飾、美化作用。衣服是一種無聲的語言，它展示著一個人的身份、涵養(yǎng)、個性愛好、審美情趣等多種信息。
服飾美并不是指穿戴要高檔、打扮要時尚，而是講服飾要得體、大方，并與所參加活動的時間、地點(diǎn)、場合相協(xié)調(diào)，與本人的年齡、性別、膚色、體型相適應(yīng)，與職業(yè)身份、角色、地位相吻合，這是秘書在工作中塑造和維護(hù)自身形象的基礎(chǔ)。
作為秘書人員，其著裝既要體現(xiàn)實用性，也要體現(xiàn)裝飾性，體現(xiàn)個體自身的審美素質(zhì)和組織形象。秘書工作起著信息匯總和傳播作用。建立良好的、相互了解和信任的關(guān)系，樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽(yù)，是秘書公關(guān)的主要內(nèi)容。秘書人員要盡量把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關(guān)活動的禮儀屬性結(jié)合起來，充分展示出秘書服飾的魅力，盡可能避免因著裝不當(dāng)而使或組織的聲譽(yù)蒙受損失。
秘書的職業(yè)服裝要注意風(fēng)格淡雅、揚(yáng)長避短、力戒怪異。遵守成規(guī)，一般應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，這樣優(yōu)雅大方、風(fēng)格明快的服裝既能表現(xiàn)秘書的身份和地位，也能增加客人對秘書的信任。秘書服飾從質(zhì)地、款式、色彩乃至造型，都要表現(xiàn)一份優(yōu)雅的氣質(zhì)。
2.儀容儀表的要求
秘書的儀表反映了秘書的文化修養(yǎng)和格調(diào)，在日常工作中著裝應(yīng)該是大方得體的職業(yè)裝。并且我認(rèn)為秘書重視儀表，并不是為了獲得他人的贊美，而是為了更好樹立企業(yè)的形象，有助于位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)開展工作。所以秘書應(yīng)時刻保持一個較為干練、能干的外觀形象，給公眾以正面觀感。
作為秘書首先要保持整潔的發(fā)型、清爽的面孔、并且女秘書可以適度化妝，在工作崗位上宜施淡妝，白天的社交活動也應(yīng)是淡妝。濃妝只適合晚上的娛樂性活動，如舞會等。
3.行為舉止的要求
秘書的一舉一動都反映著企業(yè)的形象，因此，注意行為舉止是十分必要的。秘書要做到行為舉止美，就要做到行為守規(guī)范，合乎法紀(jì)，合乎道德，合乎人情。要明白哪些可以為，哪些不可以為，以及應(yīng)該怎樣為。
比如，談話中下意識地摸后腦勺，就是尷尬不自然的動作，是拘束和怯場的表現(xiàn)，會被認(rèn)為不善言談、沒見過大世面、交際經(jīng)驗貧乏;聽人講話時東張西望，會被認(rèn)為心不在焉、不尊重他人;背著雙手站立或行走，也會令人生厭，會被認(rèn)為裝腔作勢、傲慢無禮;走路低頭弓背、神態(tài)無力，則是消極、怯懦的表現(xiàn)，會被人認(rèn)為沒有生機(jī)、缺乏自信。
4.語言的要求
說話是一種藝術(shù),語言是人類最重要的交際工具。秘書在秘書活動中，應(yīng)注重自身的語言美。語言美不同于其他形態(tài)美，從內(nèi)容到形式，再到結(jié)構(gòu)，秘書語言的美都有著自己的特點(diǎn)。
首先，得體是口頭表達(dá)不可或缺的品質(zhì)。“看菜吃飯，量體裁衣”，是講要根據(jù)不同的場合、對象確定相應(yīng)的表現(xiàn)方式，使用最合適的言語以引起對方的共鳴，收到理想的效果。秘書說話一定要把握分寸、注重措詞，對重要問題的說明，特別是對人和事的定性，用語一定要慎重;要掌握“火候”，看準(zhǔn)語境，當(dāng)講時必須講，不當(dāng)講時一定不講;注意增強(qiáng)語言的親和力，切忌武斷、生硬，以免影響人際關(guān)系。
其次，適當(dāng)運(yùn)用幽默風(fēng)趣的語言。幽默不同于滑稽，滑稽只是插科打諢，貧嘴逗樂，讓人笑笑而已;而幽默是智慧和思考的產(chǎn)物，它在引人發(fā)笑的同時，還具有促人思考和受到啟迪的功效。幽默的語言材料，往往是即興發(fā)揮的，其技巧和方法也靈活多樣，它需要借助語言的修辭方式，輔之以聲調(diào)、姿態(tài)等手段，一般經(jīng)過懸念、渲染、轉(zhuǎn)換、亮底等幾個環(huán)節(jié)，以獲得出奇制勝的功效。
(二)怎樣塑造秘書的內(nèi)在形象
1.加強(qiáng)知性美的修養(yǎng)
作為一名秘書應(yīng)該豐富自己的文化知識，提高內(nèi)在修養(yǎng)。良好的外在形象是建立在自身的文化修養(yǎng)基礎(chǔ)之上的，知識給人智慧，知識使人完善，知識造就美德，知識使人豁達(dá)，知識使人善辯。具備了一定的文化修養(yǎng)，才能使自身的形象更加豐滿、完善。
2.培養(yǎng)職業(yè)道德
職業(yè)道德是對從事一定職業(yè)的人的特殊的道德要求，是人們在職業(yè)活動中必須遵循的、與其特定的職業(yè)相適應(yīng)的行為規(guī)范。
首先秘書要有一種敬業(yè)精神，要做好本職工作，要對組織衷心耿耿，要對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。秘書要認(rèn)定自己工作的輔助性，不要認(rèn)為自己處于領(lǐng)導(dǎo)身邊就以所謂的“二首長”自居，從而瀆職、越位、越權(quán)，而是要甘當(dāng)助手、配角，恪守本分，不狐假虎威，處理公務(wù)不摻雜私心雜念，輔助領(lǐng)導(dǎo)不阿諛奉承，多從工作著眼提方案、提建議。
其次秘書需要廉潔奉公，秘書經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系密切。因此，秘書要秉公辦事，奉公守法，坦誠清白，吹吹拍拍不迎合，拉拉扯扯不下水，吃吃喝喝不沾邊，不以權(quán)謀私，不索受賄賂，尤其不能借領(lǐng)導(dǎo)的名義批文件、寫條子、打電話、拉關(guān)系、謀私利。
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