一個公司應(yīng)該怎樣對采購流程進(jìn)行管理?如何制定采購流程？以下是小編為您整理的公司采購流程管理及制定，希望對您有幫助。

　　公司采購流程管理及制定如下

　　公司采購流程圖制定

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，采購流程管理制度。

　　一、請購及其規(guī)定

　　1.請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2.請購單的要素

　　完整的請購單應(yīng)包括一下要素：

　　(1)請購的部門;

　　(2)請購物品所屬項(xiàng)目;

　　(3)請購的用途;采購管理規(guī)定及流程。

　　(4)請購的物品名;

　　(5)請購的物品數(shù)量;

　　(6)請購的物品規(guī)格;

　　(7)請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;

　　(8)請購的物品的需求時間;

　　(9)請購如有特殊需要請備注;

　　(10)請購單填寫人;

　　(11)請購部門主管;

　　(12)請購單審核人;

　　(13)采購副總審核;

　　(14)財務(wù)審核人;

　　(15)公司總經(jīng)理。

　　3.請購單及其提報規(guī)定

　　(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門;

　　(2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報;

　　(3)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫提報;

　　(4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　(5)請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　　(6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交;

　　(7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。

　　(8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

　　(9)請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

　　4.公司物資請購單的提報部門

　　(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報;

　　(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報;

　　(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1、請購的接收要點(diǎn)

　　(1)采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

　　(2)接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　　(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　　(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發(fā)規(guī)定

　　(1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;

　　(2)對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;

　　(4)重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　3、采購周期的規(guī)定

　　(1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;采購管理規(guī)定及流程。

　　(2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

　　(3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天;

　　(4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天;

　　(5)請購部門應(yīng)按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因;

　　(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略;

　　三、詢價及其規(guī)定

　　1.詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;

　　2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;

　　3.對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;

　　4.所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價;

　　5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四(擬報價/招標(biāo)單位名單)的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書;

　　7.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價;

　　8.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo);

　　9.比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力;

　　10.比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價;

　　11.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　三、比價、議價

　　1.對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);

　　2.對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

　　3.收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格;

　　4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;

　　5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。

　　四、比價、議價結(jié)果匯總

　　1.比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;

　　2.比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3.如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

　　五、合同的簽訂及其規(guī)定。

　　1.合同

　　合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。

　　(1)合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn);

　　2)采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;

　　3)包裝要求;

　　4)合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明;

　　5)付款方式;

　　6)工期;

　　7)質(zhì)量保證期;

　　8)質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

　　10)雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　(2)合同簽訂及其規(guī)定

　　1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任;

　　2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng)報價清單;